中小企業(yè)如何應(yīng)對采購管理的缺陷

  一、背景
      隨社會的發(fā)展，采購這一模塊在企業(yè)整個流程的重要性越來越高,這也就要求中小企業(yè)采購管理的復(fù)雜性和必要性日益提高。中小企業(yè)通過制定、實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點，以有限的資金保證經(jīng)營活動的有效開展。然而，許多中小企業(yè)對采購管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為采購就是拿錢買東西，對采購管理的忽視使中小企業(yè)的生產(chǎn)成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業(yè)的競爭力。采購成本是物品成本與采購過程中所消耗的各項費用之和，采購成本直接影響企業(yè)的利潤和資產(chǎn)回報率，影響企業(yè)的資金回籠速度。一些由采購管理落后所引發(fā)的問題，已經(jīng)在一定程度上拖了，企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購人員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級人才進(jìn)入企業(yè)的采購部門，制約了中小企業(yè)的快速發(fā)展。

二、中小企業(yè)采購管理缺陷解析

       采購部門得不到重視

       由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，中小企業(yè)在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。沒有樹立采購部門是公司利潤源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實現(xiàn)產(chǎn)品的差異化。可以讓采購部門與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實現(xiàn)。

      采購缺少計劃

       目前，我國中小企業(yè)的采購流程普遍存在以下問題：第一，采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲、財務(wù)、質(zhì)量檢驗和生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。第二，各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性；第三，采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。

     采購成本偏高

      中小企業(yè)采購成本高的原因主要有以下幾個方面：一是企業(yè)采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業(yè)集團(tuán)一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗和對市場原材料價格上漲的預(yù)期，對于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來之前大量采購。而原材料供應(yīng)商往往對市場變化更加敏感，會伺機調(diào)整價格或者要求采購企業(yè)使用現(xiàn)金進(jìn)行兌付。而中小企業(yè)由于自身實力的原因，采購資金有限，很多時候要通過賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多中小企業(yè)只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進(jìn)行采購，從而增加企業(yè)的采購成本，進(jìn)而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價格的提高，使產(chǎn)品在市場上的競爭力被削弱。三是中小企業(yè)采購管理體制不完善，生產(chǎn)管理水平也不如大企業(yè)那樣“精密”。無法實現(xiàn)“零庫存”管理。由于中小企業(yè)對原材料價格變化的承受能力較差，因此許多企業(yè)采用大量采購的方法來降低價格波動對自己的影響，而這樣卻造成庫存增加，庫存管理成本增加。

        與供應(yīng)商的關(guān)系不穩(wěn)定

        首先，采購人員缺乏戰(zhàn)略采購意識，認(rèn)為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡單的買賣關(guān)系，只注重談判、比價、壓價，沒有與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購過程中對供應(yīng)商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無從談起。其次，中小企業(yè)由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對其缺乏信任感。再次，許多中小企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認(rèn)定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長期依賴于某一供應(yīng)商，要么每次采購都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購風(fēng)險。

三、中小企業(yè)采購管理應(yīng)對策略提煉

     制定標(biāo)準(zhǔn)、合理的采購計劃

     企業(yè)年度采購計劃一般由使用部門擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核，經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購計劃作為采購管理運作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個采購活動的成敗。采購計劃就是根據(jù)市場需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來確定采購的時間、采購的數(shù)量、以及如何開展采購作業(yè)等內(nèi)容。

      規(guī)范日常采購行為

      中小企業(yè)可以編制采購操作手冊，規(guī)范日常采購行為。把采購作業(yè)過程分成若干步驟，每個步驟應(yīng)該怎樣做，要達(dá)到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍。采購人員獨當(dāng)一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。這樣也有利于調(diào)動采購人員的積極性和提高工作效率；但是如果對采購人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對采購人員的權(quán)利尤其是財務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請客的標(biāo)準(zhǔn)等，都要做出具體合理的規(guī)定。

       建立請示匯報制度。當(dāng)作業(yè)過程中出現(xiàn)一些超出采購人員權(quán)限范圍的情況，采購人員應(yīng)該請示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購人員公開規(guī)定，在采購活動的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變原有的作業(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等，一定要向采購部門或相應(yīng)的主管人員請示匯報。

      優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率

       業(yè)務(wù)流程運作效率的高低會對企業(yè)競爭力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來說，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制物品采購計劃，還要經(jīng)過各部門及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。由于流程較長，涉及的部門和人員較多，往往會出現(xiàn)脫節(jié)、效率低下、甚至互相推諉的現(xiàn)象。在現(xiàn)代市場競爭中，企業(yè)要向管理要效益，傳統(tǒng)的采購流程已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)高效運營的要求。企業(yè)應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在適應(yīng)企業(yè)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求的前提下，建立采購支持平臺，通過采購業(yè)務(wù)流程的重組來不斷提升采購活動的效率。